בחירת משרד היא החלטה שמשפיעה ישירות על ההצלחה של העסק העצמאי שלכם, ובזמן שמשרד במרכז תל אביב יכול לעלות 200 ש"ח למ"ר לעומת 60 ש"ח בפריפריה, חשוב לשקול את כל הגורמים לפני קבלת החלטה. איך לבחור משרד? הינה השיקולים המרכזיים שיסייעו לכם למצוא את המשרד האידיאלי.
הערכת הצרכים העסקיים – השלב הראשון בבחירת משרד
לפני שיוצאים לחפש משרדים להשכרה שמתאימים לעסק שלכם, חשוב להעריך במדויק מהם הצרכים של העסק שלכם:
- הגדרת גודל הצוות והצמיחה הצפויה: תכננו לפחות 20% מקום נוסף מעבר לצרכים המיידיים. שטח של 10 עד 12 מ"ר לעובד נחשב לסטנדרט במשרד רגיל, אבל זה משתנה בהתאם לסוג העבודה.
- זיהוי סוג הפעילות ודרישות מיוחדות: האם אתם מקבלים לקוחות באופן קבוע? תזדקקו לאזור קבלה מרשים. האם מקיימים פגישות צוות גדולות? דרוש חדר ישיבות מרווח.
- קביעת תקציב ריאלי: דמי שכירות בסיסיים הם רק 60% עד 70% מהעלות האמיתית. הוסיפו דמי ניהול (עד 20% מהשכירות), ארנונה (כ-150 ש"ח למ"ר בשנה), חשמל, מים, אינטרנט, ניקיון ועוד.
מיקום המשרד – הגורם המכריע להצלחת העסק
מה חשוב להביא בחשבון כשבוחרים את המיקום של המשרד? הינה כמה שיקולים:
- חשיבות הנגישות לעובדים, לקוחות וספקים: מרחק נסיעה של יותר מ-45 דקות עשוי להשפיע לרעה על שביעות הרצון ואף להקשות על גיוס עובדים חדשים.
- בחירה בין מרכז העיר לאזורים פריפריאליים: במרכז תל אביב שכירות עשויה להגיע ל-180 עד 200 ש"ח למ"ר, לעומת 60 ש"ח למ"ר בפריפריה. עליכם לשקול האם התדמית והקרבה ללקוחות מצדיקות את ההפרש.
- תחבורה ציבורית ואפשרויות חניה: בדקו את הנגישות לתחבורה ציבורית ואפשרויות חניה. עלות חניה בתל אביב יכולה להגיע ל-1,000 ש"ח לחודש למקום.
שיקולים פיזיים ותשתיות במשרד
משרד שמתאים לעצמאים בתחום העיצוב לא דומה למשרד של מתכנתים, ולכן שימו לב לפרטים הבאים:
- גודל והפריסה שמתאימים לצרכים: שקלו את אופן הפריסה של המשרד – משרד פתוח מעודד שיתוף פעולה אבל עלול לפגום בפרטיות. פתרון ביניים פופולרי הוא משרד היברידי שמשלב אזורים פתוחים עם חללים שקטים.
- תשתיות טכנולוגיות ותקשורת: בדקו את סוג חיבור האינטרנט, מערכת החשמל ומערכת המיזוג. בניינים חדשים בדרך כלל מציעים פתרונות לעיצוב משרדים עם תשתיות מתקדמות יותר.
- שירותים נלווים ואזורים משותפים: בדקו אם יש שירותי ניקיון, אבטחה, מזכירות ומטבחון. שימו לב גם לאיכות השירותים המשותפים בבניין ולתחזוקת השטחים הציבוריים.
היבטים כלכליים ומשפטיים
כל חוזה שכירות, גם אם מדובר על תקופה קצרה, מביא איתו היבטים כלכליים, ולפעמים גם משפטיים, שהם:
- הבנת עלויות השכירות והוצאות נסתרות: חשוב להבין את המבנה המלא של העלויות – שכר דירה בסיסי, דמי ניהול, ארנונה, חשמל, מים ואינטרנט.
- תנאי השכירות וגמישות החוזה: שימו לב לתקופת השכירות, מנגנון עדכון שכר הדירה, תנאי יציאה ואפשרות להשכרת משנה.
- בדיקת האפשרות לשינויים ושיפוצים: אם מדובר בחוזה לטווח ארוך, ודאו שיש לכם אפשרות לעשות את השינויים שדרושים במשרד, גם שינויים פיזיים, עיצוב ושדרוג תשתיות.
סוגי משרדים וחלופות מודרניות
אילו סוגי משרדים קיימים? הינה כמה כאלה:
- משרד פרטי רגיל מול חלל עבודה משותף: משרד פרטי הוא חלל ייעודי לעסק שלכם שמאפשר פרטיות ושליטה. מרחבי עבודה משותפים כמו רומס מציעים גמישות וחיסכון עם אפשרות לשכור שטח לפי הצורך.
- יתרונות וחסרונות של כל סוג משרד: משרד פרטי מציע פרטיות ויכולת מיתוג, אבל דורש התחייבות ארוכת טווח והשקעה התחלתית. מרחב עבודה משותף מציע גמישות ושירותים כלולים, אבל עולה יותר למ"ר ומציע פחות פרטיות.
- מגמות עדכניות בתכנון משרדים: כיום רווחים עיצובים שמותאמים לעבודה היברידית עם דגש על קיימות וחללים גמישים שניתן להתאים לצרכים משתנים.
טעויות נפוצות בבחירת משרד
הינה כמה כאלה:
- התמקדות במחיר בלבד: אל תבחרו משרד רק בגלל המחיר הנמוך. בדקו איך המיקום ישפיע על הפרודוקטיביות והאם התשתיות יתמכו בצמיחה העסקית.
- התעלמות מתוכניות עתידיות: שקלו אפשרויות כמו זכות סירוב ראשונה על שטחים נוספים או חוזה גמיש במקרה של צמיחה.
- אי בדיקה יסודית של התנאים: אל תחתמו על חוזה בלי להבין את כל התנאים, גם את הגבלות על שימוש, שעות הפעילות ותנאי החידוש.
שורה תחתונה – איך לבחור משרד?
הינה התהליך של חיפוש משרד:
- איך לבצע חיפוש יעיל? התחילו את החיפוש 3 חודשים עד חצי שנה לפני המועד הרצוי למעבר. הגדירו קריטריונים ברורים והשתמשו במגוון מקורות לאיתור אפשרויות.
- קריטריונים להשוואה: צרו טבלת השוואה עם עלות כוללת, מיקום, גודל ופריסה, תשתיות ותנאי החוזה.
- ביצוע סיור חכם: בדקו את המבנה, המערכות, השכנים והשירותים המשותפים. בקרו במשרד בשעות שונות להערכת רעש ותאורה טבעית.
לסיכום
בחירת משרד היא החלטה אסטרטגית שמשפיעה על כל היבטי העסק – מהפרודוקטיביות של העובדים ועד הרושם שנוצר אצל הלקוחות – והתהליך דורש שיקול דעת מעמיק ובחינה של מגוון רחב של גורמים. זכרו שהמשרד הנכון הוא זה שמתאים לכם לא רק היום, אלא גם בשנים הקרובות. השקעה נכונה בבחירת המשרד תחזיר את עצמה בשיפור הפרודוקטיביות, שביעות הרצון של העובדים וההצלחה העסקית הכוללת.
שאלות נפוצות על בחירת משרד
איך קובעים את הגודל הנכון של המשרד?
הסטנדרט הוא 10 עד 12 מ"ר לעובד, אבל זה משתנה לפי סוג הפעילות. תכננו לפחות 20% שטח נוסף לצמיחה עתידית.
מה ההבדל בעלויות בין מרכז העיר לפריפריה?
במרכז תל אביב שכירות יכולה להגיע ל-200 ש"ח למ"ר, לעומת 60 עד 80 ש"ח באזורים פריפריאליים. יש להביא בחשבון גם עלויות חניה ונגישות.
איך בוחרים בין משרד פרטי למרחב עבודה משותף?
אם חשובים לכם פרטיות וביטחון מידע – משרד פרטי מתאים יותר. אם אתם מחפשים גמישות ושירותים כלולים – מרחב עבודה משותף עשוי להתאים.
מה חשוב לבדוק בחוזה השכירות?
בדקו את תקופת השכירות, מנגנון עדכון שכר הדירה, תנאי יציאה, אחריות על תחזוקה ותיקונים והגבלות על שינויים.
מתי כדאי להתחיל לחפש משרד חדש?
התחילו 3 עד 6 חודשים לפני המועד הרצוי למעבר כדי לאפשר זמן לבדיקת אפשרויות, משא ומתן, שיפוצים והתאמות.
האם משתלם להשקיע בעיצוב המשרד?
משרד מעוצב היטב משפר את המוטיבציה והפרודוקטיביות של העובדים ויוצר רושם חיובי אצל לקוחות. השקעה מושכלת בעיצוב יכולה להחזיר את עצמה.
איך להתמודד עם עליית מחירי השכירות?
נסו לקבוע מראש תקרת עלייה בחוזה או להבטיח זכות יציאה במקרה של עליית מחירים מעבר לסף מסוים.
האם יש חשיבות לקומה שבה ממוקם המשרד?
קומות גבוהות בדרך כלל יקרות יותר אבל מציעות נוף, אור ושקט. קומות נמוכות נוחות יותר מבחינת נגישות, במיוחד ללקוחות.
איך להעריך את הצרכים הטכנולוגיים של המשרד?
בדקו את מספר וסוג המכשירים המחוברים לרשת, צורכי גיבוי וחשמל ותשתית תקשורת מתקדמת לווידאו קונפרנס.
האם כדאי לשלם דמי מפתח?
תלוי בנסיבות. דמי מפתח מעניקים יציבות ארוכת טווח, אבל בסביבת נדל"ן משתנה, ייתכן שעדיפה גמישות של שכירות רגילה.
